7,5 heures ! C’est le temps alloué à la recherche d’informations par un employé chaque semaine. Principale activité de la réponse aux appels d’offres, le sujet de la recherche d’informations et donc du partage de la connaissance s’est naturellement imposé à nous. Il est apparu nécessaire de se poser la question d’une gestion de la connaissance formalisée efficace en évitant de reproduire les écueils des bases documentaires classiques. Nous avons compris très rapidement que la plateforme Thinkeo devrait proposer une véritable méthodologie du partage de la connaissance formalisée au-delà du support que constitue l’outil. Cette méthodologie nous l’avons nommée DAC (pour Décloisonner, Adapter, Capitaliser) et nous souhaitons la partager avec vous.

Décloisonner la connaissance

En premier lieu, la méthodologie DAC pousse pour l’adoption d’une véritable culture du partage en entreprise. Les organisations doivent adopter une pensée systémique afin de comprendre les bénéfices de l’implémentation d’une culture du partage. De ce fait, les prises d’initiatives doivent être encouragées et rendues possibles. Le partage de la connaissance doit faire partie intégrante du travail de chacun et les barrières psychologiques doivent être abattues. In fine, l’idée est de faire confiance à l’intelligence qui émane du collectif.

Lorsqu’une culture du partage se diffuse à travers l’organisation, il devient beaucoup plus simple d’enclencher la première étape de la méthodologie DAC relative au décloisonnement de la connaissance. Le plus important pour les organisations n’est pas tant de centraliser l’information et la connaissance à un endroit, mais d’abattre les cloisons qui se forment naturellement entre les individus et les équipes. Évidemment, certaines sont nécessaires. L’organisation doit pouvoir maîtriser ce cloisonnement et décloisonner dès que possible. Il ne s’agit plus de centraliser pour stocker, mais de centraliser pour décloisonner et ainsi rendre le partage et la diffusion de la connaissance possible.

Adapter la connaissance

La deuxième étape de la méthodologie DAC est d’adapter la connaissance formalisée. Adapter signifie que la stratégie de diffusion de la connaissance doit prendre en compte les utilisateurs finaux. Ainsi, il est important de définir le niveau de détails des éléments partagés et la technicité de ces derniers afin que la base de connaissances ne soit pas juste le champ des experts. Surtout, adapter la connaissance signifie que le contenu soit rattaché à un contexte d’usage car il permet d’en conserver toute la valeur. Pour cela, le contexte d’usage d’une connaissance doit être également formalisé.

De la même manière, la connaissance de l’organisation doit être vivante et personnifiée. En effet, le contenu formalisé a besoin des échanges informels entre les personnes pour évoluer et s’adapter. Conserver la dimension humaine d’un contenu formalisé permet de garantir son utilisation car il permet de faire le pont entre le formel et l’informel.

Étant sensible à ces deux dimensions, nous avons décidé chez Thinkeo de permettre aux organisations de contextualiser chaque contenu de la base de connaissances. Les organisations peuvent créer leurs propres caractéristiques contextuelles et y rattacher du contenu. De la même manière, chaque contenu conserve un historique des modifications et peut être rattaché à une ou plusieurs personnes. Un utilisateur peut donc poser ses questions afin d’obtenir simplement des précisions informelles.

Capitaliser sur la connaissance

Enfin la dernière étape consiste à capitaliser sur la connaissance passée et présente. C’est l’étape la plus avancée du processus de partage de la connaissance. Il ne s’agit plus seulement de décloisonner et d’adapter la connaissance en la contextualisant et en la personnifiant, mais bien d’économiser les étapes du processus d’apprentissage en facilitant le transfert de la connaissance entre les personnes.

Pour ce faire, la connaissance doit être facilement accessible et ce pour n’importe quel cas d’usage. Les espaces de stockage de la connaissance formalisée, aujourd’hui très largement utilisés, créent des frontières car le contenu de la connaissance est stocké dans des documents et des dossiers difficilement accessibles. À ce titre, un employé consulte environ 8 documents avant de trouver l’information qu’il recherchait. À l’instar des moteurs de recherche web, un utilisateur doit pouvoir rechercher une information sur son organisation partout, tout le temps. Nous pensons ainsi qu’il faut sortir le contenu des documents pour le rendre facilement accessible afin que l’organisation puisse capitaliser sur sa propre connaissance.

Conclusion

En facilitant son accès, votre base de connaissance devient le “second brain” de votre organisation. Construire un “second brain” pour l’entreprise toute entière permet à chacun de capitaliser à l’infini sur la connaissance dans un échange permanent. Vous créez ainsi un cercle vertueux de la connaissance en rendant les employés experts. Ce cercle vertueux démultiplie les possibilités de transmission et d’apprentissage au sein de l’organisation.

L’objectif de la méthodologie DAC est de donner les armes aux organisations de créer des cercles vertueux de la connaissance. Utiliser une telle méthodologie en s’appuyant sur un outil performant permet d’enclencher ce processus. Notre méthodologie DAC peut d’ailleurs s’intégrer dans un processus plus global d’organisation apprenante. Néanmoins, comme le disait Peter Senge, principal théoricien de l’organisation apprenante, il  faut garder en tête que l’organisation apprenante, comme toute méthodologie analogue, est autant un état d’esprit qu’un modèle.